Zwischenzeugnis: Anspruch, Anlässe und Formulierung

Ein Zwischenzeugnis ist das Arbeitszeugnis für das laufende Arbeitsverhältnis: Es dokumentiert Leistung und Verhalten, während Sie noch im Unternehmen beschäftigt sind. Richtig eingesetzt ist es eines der wertvollsten Dokumente Ihrer Karriere, etwa als Absicherung vor Umstrukturierungen oder als Grundlage für Bewerbungen aus ungekündigter Stellung. In diesem Beitrag klären wir, wann Sie ein Zwischenzeugnis verlangen können, welche Anlässe anerkannt sind und worauf es bei der Formulierung ankommt, allen voran die Präsens-Regel.

Was ist ein Zwischenzeugnis?

Das Zwischenzeugnis ist inhaltlich fast identisch mit einem qualifizierten Endzeugnis: Es enthält Einleitung, Werdegang, Aufgabenbeschreibung, die Beurteilung von Fachkompetenz, Arbeitsweise und Leistung, das Sozialverhalten und eine Schlussformel. Der entscheidende Unterschied: Das Arbeitsverhältnis besteht fort. Deshalb wird das Zwischenzeugnis mit "Zwischenzeugnis" überschrieben, nennt kein Enddatum und wird durchgehend im Präsens formuliert. Den grundlegenden Unterschied zwischen einfachen und qualifizierten Zeugnissen erklären wir im Beitrag Qualifiziertes oder einfaches Arbeitszeugnis; das Zwischenzeugnis ist in der Praxis fast immer ein qualifiziertes.

Haben Sie Anspruch auf ein Zwischenzeugnis?

Anders als beim Endzeugnis, dessen Anspruch klar in § 109 GewO geregelt ist (mehr dazu im Beitrag Anspruch auf ein Arbeitszeugnis), gibt es für das Zwischenzeugnis keine allgemeine gesetzliche Grundlage. Der Anspruch ergibt sich aus drei möglichen Quellen:

• Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag: Viele Tarifverträge, etwa im öffentlichen Dienst, räumen ausdrücklich einen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis ein.
• Betriebsvereinbarung: Auch hier kann ein Anspruch geregelt sein.
• Triftiger Grund: Ohne ausdrückliche Regelung erkennt die Rechtsprechung einen Anspruch aus der arbeitsvertraglichen Nebenpflicht zur Rücksichtnahme (§ 241 Abs. 2 BGB) an, wenn der Arbeitnehmer ein berechtigtes Interesse an der Zwischenbewertung hat.¹

In der betrieblichen Praxis stellen die meisten Arbeitgeber ein Zwischenzeugnis ohnehin auf Bitte aus, weil eine Verweigerung unnötig Misstrauen schafft.

Triftige Anlässe: Wann ein berechtigtes Interesse anerkannt ist

Diese Situationen gelten als klassische Anlässe, die ein Zwischenzeugnis rechtfertigen:

• Vorgesetztenwechsel: Der bisherige Vorgesetzte, der Ihre Leistung kennt, verlässt das Unternehmen oder wechselt die Abteilung. Der häufigste und wichtigste Anlass, denn ein neuer Chef kann Ihre bisherige Arbeit nicht beurteilen.²
• Umstrukturierung oder Betriebsübergang: Fusion, Verkauf, Insolvenzgefahr oder größere Reorganisationen.
• Interner Wechsel: Versetzung in eine andere Abteilung oder auf eine neue Position.
• Längere Unterbrechung: Bevorstehende Elternzeit, Sabbatical oder längere Fortbildung.
• Bewerbung aus ungekündigter Stellung: Sie möchten sich extern bewerben und brauchen ein aktuelles Zeugnis. Diesen Grund müssen Sie dem Arbeitgeber gegenüber nicht offenlegen; es genügt, einen der neutralen Anlässe zu nennen, wenn einer vorliegt.
• Eigene Kündigung mit langer Auslauffrist oder eine bereits ausgesprochene Kündigung, deren Frist noch läuft.
• Behördliche oder gerichtliche Zwecke: etwa für Kreditgespräche oder Weiterbildungsanträge.

Die Präsens-Regel: Das wichtigste Formulierungsmerkmal

Da das Arbeitsverhältnis fortbesteht, steht das gesamte Zwischenzeugnis im Präsens: "Frau Beispiel erledigt ihre Aufgaben stets zur vollen Zufriedenheit", nicht "erledigte". Nur abgeschlossene Stationen des Werdegangs dürfen in der Vergangenheitsform stehen ("Von 2019 bis 2021 war sie als Sachbearbeiterin tätig, seit 2021 verantwortet sie ..."). Ein Zwischenzeugnis im Präteritum ist ein echter Fehler: Es liest sich, als sei das Arbeitsverhältnis innerlich bereits beendet, und wirkt in Bewerbungen irritierend.

Auch die Schlussformel wird angepasst. Statt Dank und Bedauern über das Ausscheiden heißt es zum Beispiel: "Dieses Zwischenzeugnis wird anlässlich des Wechsels der Abteilungsleitung erteilt. Wir bedanken uns für die bisherige stets sehr gute Zusammenarbeit und freuen uns auf die weitere gemeinsame Arbeit." Die Nennung des Anlasses ist üblich und sinnvoll, denn sie erklärt dem späteren Leser, warum das Zeugnis existiert. Mehr zu Schlussformeln und ihren Abstufungen lesen Sie im Beitrag zur Schlussformel im Arbeitszeugnis.

Die Bewertung: Gleiche Zeugnissprache wie im Endzeugnis

Für die Notenstufen gilt im Zwischenzeugnis dieselbe Zeugnissprache wie im Endzeugnis: "stets zur vollsten Zufriedenheit" ist die Eins, "zur vollen Zufriedenheit" die Drei. Die komplette Übersetzungstabelle finden Sie im Beitrag Zeugnissprache entschlüsselt, und mit der Methode aus Arbeitszeugnis Note berechnen können Sie Ihr Zwischenzeugnis selbst benoten.

Ein wichtiger strategischer Punkt: Das Zwischenzeugnis entfaltet eine Bindungswirkung. Der Arbeitgeber darf im späteren Endzeugnis von der Bewertung des Zwischenzeugnisses nicht ohne Grund abweichen; eine deutliche Verschlechterung muss er auf Veränderungen im verbleibenden Zeitraum stützen können.³ Ein gutes Zwischenzeugnis sichert also Ihre Bewertung nach unten ab. Genau deshalb lohnt es sich, bei einem wohlgesonnenen Vorgesetzten rechtzeitig eines einzuholen, bevor er geht.

Muster und praktische Tipps

Ein vollständiges Beispiel mit Anlass, Präsens-Formulierungen und angepasster Schlussformel finden Sie in unserem Zwischenzeugnis-Muster (Note 2). Für die Praxis außerdem:

• Schriftlich anfordern: Bitten Sie per E-Mail um ein qualifiziertes Zwischenzeugnis und nennen Sie den Anlass. So haben Sie einen Nachweis.
• Entwurf anbieten: Viele Vorgesetzte sind dankbar, wenn Sie einen Formulierungsvorschlag mitliefern. Das beschleunigt die Sache und gibt Ihnen Einfluss auf die Note. Wie ein solcher Entwurf strukturiert sein muss, zeigt die Anleitung zum Arbeitszeugnis schreiben.
• Prüfen statt abheften: Kontrollieren Sie Tempus, Notenstufen, Vollständigkeit und Schlussformel, bevor Sie das Zeugnis akzeptieren. Bei Unsicherheit hilft unsere Zeugnis-Analyse mit einer Auswertung Satz für Satz.

Häufige Fragen zum Zwischenzeugnis

Wie oft darf ich ein Zwischenzeugnis verlangen? Es gibt keine feste Grenze, aber jedes Verlangen braucht einen Anlass. Wer ohne erkennbaren Grund alle paar Monate ein Zwischenzeugnis fordert, muss mit Nachfragen rechnen.

Erfährt mein Arbeitgeber, dass ich mich bewerben will? Nicht zwingend. Sie müssen den wahren Grund nicht offenlegen, wenn ein anderer triftiger Anlass vorliegt. Liegt keiner vor, ist die Bitte um ein Zwischenzeugnis allerdings ein häufig verstandenes Signal.

Muss das Zwischenzeugnis unterschrieben sein? Ja, wie das Endzeugnis: schriftlich, auf Firmenpapier, mit Datum und Unterschrift einer weisungsbefugten Person. Ein bloßes PDF genügt nicht.

Fazit

Das Zwischenzeugnis ist Ihre Leistungsdokumentation zur Halbzeit: bei triftigem Anlass durchsetzbar, im Präsens formuliert und mit Bindungswirkung für das spätere Endzeugnis. Wer den richtigen Moment nutzt, etwa vor einem Vorgesetztenwechsel, sichert sich seine gute Bewertung dauerhaft.

Sie brauchen jetzt ein Zwischenzeugnis oder möchten Ihrem Arbeitgeber einen fertigen Entwurf vorlegen? Unser Generator erstellt Ihnen in wenigen Minuten ein vollständiges Zwischenzeugnis im korrekten Präsens und in sauberer Zeugnissprache: Jetzt Zwischenzeugnis erstellen. Und wenn Sie ein bereits erhaltenes Zwischenzeugnis auf seine wahre Note prüfen wollen, hilft Ihnen unsere Zeugnis-Analyse.

Quellen

1. 1§ 241 BGB, Pflichten aus dem Schuldverhältnis (gesetze-im-internet.de)
2. 2impulse, Zwischenzeugnis: Wann Arbeitgeber es ausstellen müssen (impulse.de)
3. 3Karrierebibel, Zwischenzeugnis: Muster, Inhalt und Anspruch (karrierebibel.de)